Приспадане на разходите за нощувка от данъците: какво трябва да знаят фирмите

Приспадаеми ли са данъчно разходите за нощувка при монтажни обекти?

Да, в повечето случаи. Ако обектът е служебно обусловен и монтажникът работи извън първото си работно място (erste Tätigkeitsstätte), действителните разходи за нощувка са приспадаеми като разходи за придобиване на доход (Werbungskosten) или като оперативни разходи (§ 9, ал. 1, изр. 3, № 5а EStG — Закон за данъка върху доходите). Фирмите могат освен това да възстановят разходите на своите служители без данък (§ 3, № 16 EStG).

Важно уточнение предварително: тази статия дава обща информация за данъчната рамка — тя не е данъчна консултация и не може да я замени. Как трябва да се третира вашият конкретен случай, зависи от детайли, които само данъчен консултант може да прецени обвързващо. Основните принципи обаче могат да се изложат разбираемо — а който ги познава, задава правилните въпроси и събира от самото начало правилните документи.

Основният принцип: служебно обусловена дейност извън постоянното работно място

Данъчният лост при монтажните обекти се нарича Auswärtstätigkeit (дейност извън постоянното работно място): който служебно работи извън жилището си и извън първото си работно място, може да предяви данъчно възникващите от това допълнителни разходи. За работниците и служителите това са разходи за придобиване на доход, за самостоятелно заетите и предприятията — оперативни разходи.

Към тези допълнителни разходи спадат изрично необходимите разходи за нощувка. § 9, ал. 1, изр. 3, № 5а EStG обхваща необходимите допълнителни разходи на работник или служител за служебно обусловени нощувки на работно място, което не е първото работно място. Класическият монтажник на сменящи се строежи изпълнява това условие типично: строежът по правило не е първо работно място, а нощувката на мястото на обекта е служебно обусловена.

Приспадаеми са действителните, документирани разходи за квартирата — при квартира за работници тоест сумата по фактурата за стаята или жилището. Ограничение по размер при дейността извън постоянното работно място в страната първоначално няма; едва при много дълги обекти на едно и също място се прилага граница (за това по-долу). Кои фактори изобщо определят размера на разходите за нощувка, показва нашият преглед на ценовите фактори при квартирите за работници.

Първо работно място: решаващото разграничение

Дали е налице дейност извън постоянното работно място, се решава от първото работно място — данъчната котва на работника или служителя. Съгласно § 9, ал. 4 EStG това е стационарното фирмено съоръжение, към което работникът или служителят е трайно причислен. Само който работи извън това място, е зает извън постоянното работно място.

Причисляването извършва на първо място работодателят чрез трудовоправно определяне, например в трудовия договор. Ако липсва еднозначно определяне, за първо работно място се смята фирменото съоръжение, в което работникът или служителят типично трябва да работи всеки работен ден или най-малко два пълни работни дни седмично. За много монтажници това означава: седалището на фирмата може да е първо работно място, ако редовно работят там — сменящите се строежи по правило не са.

Това разграничение има осезаеми последици. При дейност на първото работно място няма разходи за нощувка и няма фиксирани суми за храна, а само фиксирана сума за разстоянието до работа. При дейност извън постоянното работно място обаче са приложими разходите за нощувка, пътните разходи по принципите на командировъчното право и фиксираните суми за храна. Именно при монтажници със смесени модели на работа — ту работилница, ту строеж — причисляването трябва да бъде изрядно документирано и при съмнение изяснено с данъчния консултант.

Документи и фактури: без хартия няма приспадане

Приспадането на действителните разходи за нощувка стои и пада с фактурата. Който иска да предяви разходи, се нуждае от документ, от който да са видни услугата, периодът, сумата и изпълнителят. При фирмени резервации важи допълнително: фактурата трябва да е на името на предприятието.

Фирмената фактура има две функции. Първо, тя документира стопанската обусловеност за приспадането на оперативните разходи. Второ, правилно издадената фактура с посочен ДДС е предпоставка за данъчния кредит — при краткосрочно настаняване до шест месеца важи намалената ставка от 7 процента (§ 12, ал. 2, № 11 UStG — Закон за данъка върху добавената стойност), доколкото наемодателят е регистриран по ДДС. Който резервира като предприятие с право на данъчен кредит, трябва затова още при резервацията да изясни, че ще бъде издадена правилна фактура на фирмата.

За практиката това означава: избягвайте плащания в брой без документ, изисквайте фактури с пълен адрес на фирмата, съхранявайте потвържденията за резервация и доказателствата за плащане и документирайте служебния повод — например чрез поръчката по проекта или планирането на обекта. Разумно е освен това документите да се подреждат по обект и по служител: при данъчна проверка трябва да може да се проследи кой монтажник кога на кое място на обекта е нощувал и коя поръчка е стояла зад това. Който поддържа това текущо, вместо да го възстановява в края на годината, си спестява спорове с данъчната служба. При резервации през нашата платформа фирмите могат да посочат издаването на фактура на предприятието директно при запитването.

Необлагаемо възстановяване от работодателя

Ако монтажникът първоначално поеме квартирата сам, работодателят може да възстанови разходите без данък. § 3, № 16 EStG освобождава от данък възнагражденията за възстановяване на пътни разходи, доколкото те не надхвърлят разходите, приспадаеми като разходи за придобиване на доход. За действителните, документирани разходи за нощувка това означава: възстановяване в пълен размер без данък върху доходите и без осигуровки.

Особеност важи за възстановяването без отделен документ: работодателят може за нощувки в страната да възстанови без данък фиксирано 20 евро на нощувка (R 9.7 от Lohnsteuer-Richtlinien — Указанията за данъка върху трудовите доходи) — но не и когато квартирата така или иначе е предоставена безвъзмездно от работодателя или по негово нареждане. Важно е разграничението: тази фиксирана сума от 20 евро важи само за възстановяването от работодателя. В собствената си данъчна декларация работникът или служителят може обаче да посочи разходите за нощувка само в действителния, документиран размер като разходи за придобиване на доход — фиксирано приспадане без документ там не е предвидено.

Ако работодателят възстанови разходите без данък, приспадането на разходи за придобиване на доход при работника или служителя в тази част е изключено — двойно не става. За фирмите директната резервация и плащане на квартирата обикновено е най-простият път: разходите са оперативен разход, не се изплаща трудово възнаграждение, а разчетната работа отпада. Как фирмите организират ефективно квартири за цели екипи, показва нашата страница за фирми.

Допълнителни разходи за храна: фиксираните суми в периферията

Освен квартирата при дейност извън постоянното работно място възникват и допълнителни разходи за храна — за тях има законови фиксирани суми. Съгласно § 9, ал. 4а EStG те възлизат през 2026 г. в страната на 28 евро за всеки пълен ден на отсъствие от 24 часа, както и 14 евро за дните на пристигане и заминаване и за дни с повече от осем часа отсъствие.

Тези ставки важат непроменени от 2021 г. Междувременно планираното повишение на 16 и 32 евро не беше приложено — в закона продължават да стоят 14 и 28 евро. Да се има предвид тримесечният срок: при по-дългосрочна дейност на едно и също работно място приспадането на фиксираните суми за храна е ограничено до първите три месеца (§ 9, ал. 4а EStG). Прекъсване от най-малко четири седмици кара срока да започне отначало.

За разходите за нощувка тримесечният срок не важи — те остават приспадаеми и след три месеца на едно и също място на обекта. Тук се прилага едва друга, значително по-дълга граница: съгласно § 9, ал. 1, изр. 3, № 5а EStG разходите за квартира при по-дългосрочна дейност извън постоянното работно място на едно и също работно място след изтичане на 48 месеца могат да се посочват само до размер от 1000 евро месечно — тоест едва при непрекъснати обекти от над четири години на едно и също място.

Разграничение: двойно домакинство

От дейността извън постоянното работно място трябва да се разграничава двойното домакинство (doppelte Haushaltsführung) — то е налице, когато работникът или служителят поддържа втора квартира по месторабота и наред с това има собствено домакинство в центъра на своя живот. Типично е това при трайна дейност на фиксирано работно място извън мястото на живеене, а не при сменящи се строителни обекти.

При двойното домакинство разходите за квартира в страната са ограничени от самото начало до най-много 1000 евро на месец (§ 9, ал. 1, изр. 3, № 5 EStG). В тази граница попадат разходите за ползване на квартирата — например наем и консумативни разходи. Разходите за необходимото обзавеждане и домакинските принадлежности на второто жилище обаче според практиката на Bundesfinanzhof (BFH — Федералният финансов съд) не спадат към тях и са допълнително приспадаеми (BFH, решение от 4 април 2019 г., VI R 18/17). Предпоставка за собственото домакинство е освен наличието на жилище и финансовото участие в разходите за живот там.

Дали в конкретния случай е налице дейност извън постоянното работно място или двойно домакинство, има осезаеми последици: неограничено приспадане на действителните разходи през първите 48 месеца срещу границата от 1000 евро от първия месец. Класификацията зависи от първото работно място и от трайността на обекта — точно този вид разграничение, което е в ръцете на данъчния консултант.

За самостоятелно заетите: оперативни разходи вместо разходи за придобиване на доход

Самостоятелно заетите занаятчии и подизпълнители посочват разходите за нощувка не като разходи за придобиване на доход, а като оперативни разходи — принципите на командировъчното право важат по аналогия. Служебно обусловените нощувки при обекти извън собственото място на дейност са приспадаеми в действителния, документиран размер.

И тук значение има документът: фактури на името на предприятието, доказателства за плащане и документиране на стопанския повод. Самостоятелно заетите с право на данъчен кредит печелят допълнително от данъчния кредит по фактурата за нощувката. Фиксираните суми за храна самостоятелно заетите могат да предявят в същия размер както работниците и служителите — включително тримесечния срок.

Който като самостоятелно зает редовно е на монтаж със собствени хора, най-добре комбинира и двете: икономична квартира, чиито разходи са изрядно документирани, и практика на резервиране, която от самото начало върви на фирмена фактура. С това данъчната страна е възможно най-проста — обвързващата преценка на конкретния случай поема данъчният консултант.

Пътищата за приспадане накратко

За практиката могат да се разграничат три типични конструкции — всяка със собствен път за приспадане и собствени задължения за документиране. Който познава своята конструкция, може да събира документите правилно от самото начало.

Първа конструкция: фирмата резервира и плаща квартирата директно. Разходите са оперативен разход, при служителя не се изплаща трудово възнаграждение, а при правилна фактура данъчният кредит е възможен. Това е най-простият и за повечето предприятия препоръчителен път — фактурата на името на фирмата при това е задължителна.

Втора конструкция: монтажникът плаща сам, работодателят възстановява. Възстановяването на документираните разходи е необлагаемо съгласно § 3, № 16 EStG; без документ е възможна фиксираната сума от 20 евро на нощувка в страната. Служителят подава документите чрез отчета за командировъчни разходи, а предприятието осчетоводява възстановяването като оперативен разход.

Трета конструкция: монтажникът плаща сам и не получава възстановяване. Тогава остава приспадането на разходи за придобиване на доход в собствената данъчна декларация — в действителния, документиран размер, вписано като пътни разходи в приложение N. Тук дисциплинираното събиране на документи се изплаща непосредствено, защото без доказателство данъчната служба не признава разходите. И в трите случая важи: колкото по-ясно е документирана служебната обусловеност — място на обекта, период, поръчка —, толкова по-безпроблемно протича признаването.

Забележка: тази статия служи изключително за обща информация и не представлява данъчна консултация. За преценка на вашия конкретен случай се обърнете към данъчен консултант или друго лице, оправомощено да предоставя данъчни консултации.