Checkliste Erstbezug: Worauf Sie bei der Unterkunft achten sollten

Was sollten Sie beim Erstbezug einer Monteurunterkunft prüfen?

Am Anreisetag zählen fünf Dinge: den Zustand mit Fotos dokumentieren, die zugesagte Ausstattung prüfen, ein Übergabeprotokoll erstellen, Zählerstände notieren und Mängel sofort schriftlich melden. Diese halbe Stunde Aufwand schützt vor den zwei häufigsten Streitfällen am Ende des Einsatzes: Abzügen für Schäden, die schon da waren, und Diskussionen über Nebenkosten.

Der Erstbezug ist der Moment, in dem sich entscheidet, ob die Abreise Wochen später reibungslos läuft oder im Streit endet. Was jetzt nicht dokumentiert ist, lässt sich später kaum noch beweisen. Dieser Artikel führt Schritt für Schritt durch den Anreisetag – als Checkliste zum Abarbeiten, egal ob Sie ein einzelnes Monteurzimmer oder eine ganze Monteurwohnung für das Team beziehen.

Schritt 1: Zustand dokumentieren – Fotos vor dem Auspacken

Fotografieren Sie die Unterkunft, bevor die erste Tasche ausgepackt wird. Jeden Raum im Überblick, dazu Nahaufnahmen von allen vorhandenen Schäden: Kratzer, Flecken, defekte Griffe, beschädigte Möbel. Mit Zeitstempel gespeichert sind diese Fotos später der Beleg, dass Schäden schon beim Einzug bestanden.

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Erst dokumentieren, dann einräumen. Sobald Koffer, Werkzeug und Arbeitskleidung verteilt sind, ist der Ursprungszustand nicht mehr sauber festzuhalten – und ein Foto mit eigenem Gepäck im Bild taugt schlecht als Beweis für den Übergabezustand.

Worauf die Kamera halten:

• Jeder Raum als Übersicht: Schlafzimmer, Küche, Bad, Flur, gegebenenfalls Aufenthaltsraum – je zwei bis drei Aufnahmen aus verschiedenen Ecken
• Böden und Wände: Kratzer im Laminat, Flecken im Teppich, Bohrlöcher, abgeplatzte Farbe
• Möbel und Matratzen: Zustand von Betten, Schränken, Tischen; Matratzen einmal anheben und beidseitig fotografieren – Flecken dort sind ein Klassiker bei Kautionsstreits
• Küchengeräte innen und außen: Backofen, Kühlschrank innen, Herdplatten, Spüle
• Bad: Fugen, Duschwanne, Armaturen, Toilettensitz
• Fenster und Türen: Schließen sie? Gibt es Sprünge im Glas, beschädigte Dichtungen?

Bei Teams empfiehlt sich eine klare Zuständigkeit: Eine Person dokumentiert, sammelt die Fotos zentral (etwa in einem geteilten Ordner oder Firmen-Chat) und ist auch später Ansprechpartner für Mängel. Zwölf Leute, die alle „irgendwas fotografiert haben", helfen im Streitfall wenig.

Schritt 2: Ausstattung gegen die Zusage prüfen

Prüfen Sie am ersten Tag, ob alles Zugesagte vorhanden ist und funktioniert: Betten und Bettzeug, Küche mit Geräten, W-LAN, Waschmaschine, Heizung beziehungsweise Warmwasser, Stellplätze. Fehlt etwas, das in Angebot oder Buchungsbestätigung stand, ist der erste Tag der richtige Moment für die Meldung – nicht die dritte Woche.

Die Prüfliste zum Abhaken:

• Betten: Stimmt die Zahl mit der Buchung überein? Sind Matratzen, Bettdecken, Kissen und Bezüge in brauchbarem Zustand? Bettwäsche inklusive oder selbst mitzubringen?
• Küche: Herd, Kühlschrank, Kaffeemaschine und Wasserkocher einmal einschalten. Reicht Geschirr und Besteck für alle Personen? Gibt es Töpfe und Pfannen in Teamgröße?
• W-LAN: Zugangsdaten geben lassen und auf mehreren Geräten testen – auch in den Schlafzimmern, nicht nur im Flur neben dem Router
• Waschmaschine und ggf. Trockner: Vorhanden, angeschlossen, sauber? Wo darf Wäsche getrocknet werden?
• Heizung und Warmwasser: Alle Heizkörper kurz aufdrehen, Warmwasser an Dusche und Spüle prüfen – im Sommer wird das gern vergessen und fällt erst im Oktober auf
• Bad: Duschkopf, Abfluss, Spülung funktionieren? Schimmel in den Fugen?
• Stellplätze: Sind die zugesagten Plätze tatsächlich verfügbar und für die Fahrzeuggröße geeignet (Transporterhöhe bei Tiefgaragen!)?
• Schlüssel: Alle vereinbarten Schlüssel oder Codes erhalten? Funktionieren sie an Haustür, Wohnungstür, Zimmertür, Briefkasten?
• Rauchmelder: Vorhanden und nicht abgeklebt – das ist Sicherheit, keine Formalie

Alles, was fehlt oder nicht funktioniert, kommt auf die Mängelliste (Schritt 5). Alles, was da ist, aber anders als erwartet – etwa drei statt vier Kochplatten –, klären Sie am besten sofort im Gespräch mit dem Vermieter.

Bei Teams gehört zur Ausstattungsprüfung auch die Zimmeraufteilung: Wer schläft wo? Am besten direkt am ersten Abend festlegen und dabei Schichtpläne berücksichtigen – wer früh raus muss, sollte nicht mit dem Spätschichtler das Zimmer teilen. Eine einmal getroffene, faire Aufteilung erspart wochenlange Reibereien, die sonst irgendwann auf der Baustelle ankommen.

Schritt 3: Übergabeprotokoll erstellen – auch ohne Vorlage des Vermieters

Ein Übergabeprotokoll hält schriftlich fest, in welchem Zustand Sie die Unterkunft übernommen haben: Räume, vorhandene Mängel, Zählerstände, übergebene Schlüssel – datiert und von beiden Seiten unterschrieben. Legt der Vermieter keins vor, schreiben Sie selbst eines; formlos genügt, solange Datum, Inhalt und Unterschriften stimmen.

Bei professionellen Vermietern gehört das Protokoll zum Standard. Bei privaten Anbietern, die nur gelegentlich vermieten, fehlt es öfter – und gerade dann ist es wertvoll. Ein selbst erstelltes Protokoll kann so einfach aussehen: Adresse und Objekt, Datum und Uhrzeit der Übergabe, Liste der Räume mit Zustand („Schlafzimmer 1: Kratzer an Schranktür links, sonst einwandfrei"), Zählerstände, Zahl und Art der übergebenen Schlüssel, Unterschriften beider Seiten.

Wichtig bei den Mängeln: konkret lokalisieren statt pauschal benennen. „Kratzer im Laminat, Schlafzimmer 2, vor dem Fenster" ist im Streitfall verwertbar – „Boden hat Gebrauchsspuren" ist es nicht. Verweisen Sie im Protokoll auf die Fotos aus Schritt 1 („siehe Fotodokumentation vom [Datum]").

Wenn der Vermieter bei der Übergabe nicht persönlich anwesend ist – bei Schlüsselbox-Übergaben inzwischen häufig –, erstellen Sie das Protokoll trotzdem, fotografieren es und senden es dem Vermieter noch am Anreisetag per E-Mail oder Messenger mit der Bitte um kurze Bestätigung. Damit ist der Zustand dokumentiert und zugestellt, auch ohne zweite Unterschrift vor Ort.

Schritt 4: Zählerstände und Nebenkosten-Regelung festhalten

Notieren und fotografieren Sie am Einzugstag die Stände von Strom-, Gas- und Wasserzähler samt Zählernummern – sofern die Zähler zugänglich sind und die Nebenkosten nicht pauschal abgegolten sind. Klären Sie zugleich, was im Preis enthalten ist: Bei den meisten Monteurunterkünften sind Nebenkosten inklusive, aber „meistens" ist keine Vertragsgrundlage.

Die entscheidende Frage an den Vermieter lautet: Ist der vereinbarte Preis eine Warmmiete inklusive Strom, Heizung, Wasser und W-LAN – oder wird etwas nach Verbrauch abgerechnet? Steht die Antwort nicht ausdrücklich in Buchungsbestätigung oder Vertrag, lassen Sie sie sich schriftlich geben, ein kurzer bestätigter Satz per Nachricht genügt.

Wird nach Verbrauch abgerechnet, sind die dokumentierten Anfangsstände Ihre Absicherung gegen überhöhte Nachforderungen. Das Foto sollte den Zählerstand und die Zählernummer lesbar zeigen; beides gehört zusätzlich ins Übergabeprotokoll. Beim Auszug wiederholen Sie die Prozedur – Anfangs- und Endstand zusammen ergeben den belegbaren Verbrauch.

Bei Pauschalpreisen fragen manche sich, wozu der Aufwand. Die Antwort: Verträge ändern sich, Einsätze verlängern sich, und bei ungewöhnlich hohem Verbrauch behalten sich manche Vermieter Nachberechnungen vor. Zwei Fotos kosten eine Minute und ersparen im Zweifel eine unangenehme Diskussion.

Schritt 5: Mängel sofort melden – schriftlich und mit Foto

Jeden Mangel, den Sie beim Erstbezug finden, melden Sie noch am selben oder nächsten Tag schriftlich an den Vermieter – kurz, sachlich, mit Foto. Die schnelle Meldung stellt klar, dass der Schaden nicht von Ihnen stammt, und gibt dem Vermieter die Chance, Defektes zügig zu reparieren.

Eine Mängelmeldung braucht keine Förmlichkeit. Eine Nachricht wie „Guten Tag, wir sind heute eingezogen. Beim Rundgang ist uns aufgefallen: Duschkopf tropft (Bad EG), Kühlschrankdichtung defekt, Kratzer an der Schranktür in Schlafzimmer 1 – Fotos anbei. Die Kratzer nur zur Dokumentation; um Reparatur von Dusche und Kühlschrank bitten wir bei Gelegenheit" erfüllt ihren Zweck vollständig.

Unterscheiden Sie dabei zwei Kategorien: Dokumentationsmängel (Kratzer, Flecken – stören nicht, dürfen aber später nicht Ihnen zugerechnet werden) und Funktionsmängel (Heizung kalt, W-LAN tot, Waschmaschine defekt – müssen behoben werden). Erstere melden Sie zur Absicherung, bei letzteren bitten Sie um Behebung und haken nach ein paar Tagen freundlich nach, falls nichts passiert.

Was nicht funktioniert: Mängel wochenlang sammeln und beim Auszug präsentieren. Wer einen Schaden erst am Ende meldet, kann kaum noch belegen, dass er schon beim Einzug bestand – genau dafür sind Fotos und Meldung vom ersten Tag da.

Hausordnung, Ruhezeiten und Kontakte: die letzten Punkte am Anreisetag

Zum Abschluss des Erstbezugs klären Sie die Spielregeln des Hauses und speichern die wichtigen Kontakte: Hausordnung und Ruhezeiten, Regeln zu Müll und Reinigung, Rauchen und Besuch – plus die Nummer des Vermieters oder Hausmeisters für Notfälle. Fünf Minuten, die spätere Konflikte mit Nachbarn und Vermieter verhindern.

Die praktischen Punkte im Überblick:

• Ruhezeiten: Gerade relevant bei Schichtarbeit – wann duschen, Wäsche waschen, im Hof laden? In Häusern mit regulären Mietern sind Ruhezeiten der häufigste Konfliktpunkt mit Monteurbelegungen
• Müll: Welche Tonnen, wo stehen sie, wann werden sie geleert, wer bringt sie raus?
• Reinigung: Ist Endreinigung inklusive oder wird besenrein erwartet? Gibt es Zwischenreinigung bei langen Aufenthalten?
• Rauchen: In der Regel nur draußen – wo genau, und wohin mit den Kippen?
• Besuch und Übernachtungsgäste: Bei Monteurunterkünften meist zustimmungspflichtig – vorher fragen statt hinterher diskutieren
• Parken: Zugesagte Stellplätze nutzen, nicht die Plätze der Nachbarn – das eskaliert erfahrungsgemäß am schnellsten
• Kontakte speichern: Vermieter/Hausmeister mit Notfallnummer, dazu klären: Wen rufe ich an, wenn nachts die Heizung ausfällt oder ein Rohr tropft?

Wenn beim Team später Personen wechseln, geben Sie diese Punkte samt Übergabeprotokoll und Fotodokumentation an die Nachrücker weiter – der Zustand beim Einzug bleibt der Maßstab für die gesamte Belegung.

Damit ist der Erstbezug abgeschlossen: dokumentiert, geprüft, gemeldet, geregelt. Wenn Sie noch auf der Suche nach der passenden Unterkunft für den nächsten Einsatz sind, nimmt Ihnen unsere Anfrage die Suche ab – Sie nennen einmal die Eckdaten, wir schlagen passende Unterkünfte aus unserem Anbieter-Netzwerk vor.