Übernachtungskosten von der Steuer absetzen: Was Firmen und Selbstständige wissen sollten

Sind Übernachtungskosten bei Montageeinsätzen steuerlich absetzbar?

Ja, in den meisten Fällen. Ist der Einsatz beruflich veranlasst und arbeitet der Monteur außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte, sind die tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Firmen können die Kosten ihrer Mitarbeiter zudem steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG).

Ein wichtiger Hinweis vorab: Dieser Beitrag vermittelt allgemeine Informationen zum steuerlichen Rahmen – er ist keine Steuerberatung und kann sie nicht ersetzen. Wie Ihr konkreter Fall zu behandeln ist, hängt von Details ab, die nur ein Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein verbindlich beurteilen kann. Die Grundprinzipien lassen sich aber gut verständlich darstellen – und wer sie kennt, stellt die richtigen Fragen und sammelt von Anfang an die richtigen Belege.

Das Grundprinzip: beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Der steuerliche Hebel für Montageeinsätze heißt Auswärtstätigkeit: Wer beruflich außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, kann die dadurch entstehenden Mehraufwendungen steuerlich geltend machen. Für Arbeitnehmer sind das Werbungskosten, für Selbstständige und Unternehmen Betriebsausgaben.

Zu diesen Mehraufwendungen zählen ausdrücklich die notwendigen Übernachtungskosten. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG erfasst „notwendige Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist“. Der klassische Monteur auf wechselnden Baustellen erfüllt diese Voraussetzung typischerweise: Die Baustelle ist in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte, die Übernachtung am Einsatzort ist beruflich veranlasst.

Abziehbar sind die tatsächlichen, belegten Kosten der Unterkunft – bei einer Monteurunterkunft also der Rechnungsbetrag für Zimmer oder Wohnung. Eine betragsmäßige Deckelung gibt es bei der Auswärtstätigkeit im Inland zunächst nicht; erst bei sehr langen Einsätzen am selben Ort greift eine Grenze (dazu unten). Welche Faktoren die Höhe der Übernachtungskosten überhaupt bestimmen, zeigt unser Überblick zu den Preisfaktoren bei Monteurunterkünften.

Erste Tätigkeitsstätte: die entscheidende Weichenstellung

Ob eine Auswärtstätigkeit vorliegt, entscheidet sich an der ersten Tätigkeitsstätte – dem steuerlichen Anker des Arbeitnehmers. Nach § 9 Abs. 4 EStG ist das die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Nur wer außerhalb dieser Stätte arbeitet, ist auswärts tätig.

Die Zuordnung trifft in erster Linie der Arbeitgeber durch arbeitsrechtliche Festlegung, etwa im Arbeitsvertrag. Fehlt eine eindeutige Festlegung, gilt als erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Woche mindestens zwei volle Arbeitstage tätig werden soll. Für viele Monteure bedeutet das: Der Firmensitz kann erste Tätigkeitsstätte sein, wenn sie dort regelmäßig arbeiten – die wechselnden Baustellen sind es in aller Regel nicht.

Diese Weichenstellung hat spürbare Folgen. Bei Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte gibt es keine Übernachtungskosten und keine Verpflegungspauschalen, sondern nur die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg. Bei Auswärtstätigkeit sind dagegen Übernachtungskosten, Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen und Verpflegungspauschalen ansetzbar. Gerade bei Monteuren mit gemischten Einsatzmustern – mal Werkstatt, mal Baustelle – sollte die Zuordnung sauber dokumentiert und im Zweifel mit dem Steuerberater geklärt werden.

Belege und Rechnungen: ohne Papier kein Abzug

Der Abzug der tatsächlichen Übernachtungskosten steht und fällt mit der Rechnung. Wer Kosten geltend machen will, braucht einen Beleg, aus dem Leistung, Zeitraum, Betrag und Leistungserbringer hervorgehen. Bei Firmenbuchungen gilt zusätzlich: Die Rechnung sollte auf den Namen des Unternehmens lauten.

Die Firmenrechnung hat zwei Funktionen. Erstens dokumentiert sie die betriebliche Veranlassung für den Betriebsausgabenabzug. Zweitens ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer Voraussetzung für den Vorsteuerabzug – bei kurzfristiger Beherbergung bis sechs Monate gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG), sofern der Vermieter umsatzsteuerpflichtig ist. Wer als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen bucht, sollte daher schon bei der Buchung klären, dass eine ordnungsgemäße Rechnung auf die Firma ausgestellt wird.

Für die Praxis heißt das: Barzahlungen ohne Beleg vermeiden, Rechnungen mit vollständiger Firmenanschrift anfordern, Buchungsbestätigungen und Zahlungsnachweise aufbewahren und den beruflichen Anlass dokumentieren – etwa über den Projektauftrag oder die Einsatzplanung. Sinnvoll ist außerdem, die Belege je Einsatz und Mitarbeiter zu ordnen: Bei einer Betriebsprüfung muss sich nachvollziehen lassen, welcher Monteur wann an welchem Einsatzort übernachtet hat und welcher Auftrag dahinterstand. Wer das laufend pflegt statt am Jahresende zu rekonstruieren, spart sich Diskussionen mit dem Finanzamt. Bei Buchungen über unsere Plattform können Firmen die Rechnungsstellung auf das Unternehmen direkt bei der Anfrage angeben.

Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber

Trägt der Monteur die Unterkunft zunächst selbst, kann der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei erstatten. § 3 Nr. 16 EStG stellt Vergütungen zur Erstattung von Reisekosten steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen. Für die tatsächlichen, belegten Übernachtungskosten bedeutet das: Erstattung in voller Höhe ohne Lohnsteuer und Sozialversicherung.

Eine Besonderheit gilt für die Erstattung ohne Einzelnachweis: Der Arbeitgeber darf für Übernachtungen im Inland pauschal 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstatten (R 9.7 der Lohnsteuer-Richtlinien) – allerdings nicht, wenn die Unterkunft ohnehin vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung unentgeltlich gestellt wurde. Wichtig ist die Abgrenzung: Diese 20-Euro-Pauschale gilt nur für die Arbeitgeber-Erstattung. In der eigenen Steuererklärung kann der Arbeitnehmer Übernachtungskosten dagegen nur in tatsächlicher, belegter Höhe als Werbungskosten ansetzen – ein pauschaler Abzug ohne Beleg ist dort nicht vorgesehen.

Erstattet der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei, ist der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer insoweit ausgeschlossen – doppelt geht nicht. Für Firmen ist die direkte Buchung und Bezahlung der Unterkunft meist der einfachste Weg: Die Kosten sind Betriebsausgabe, es fließt kein Arbeitslohn, und der Abrechnungsaufwand entfällt. Wie Firmen Unterkünfte für ganze Teams effizient organisieren, zeigt unsere Seite für Firmen.

Verpflegungsmehraufwand: die Pauschalen am Rande

Neben der Unterkunft entstehen bei Auswärtstätigkeit auch Verpflegungsmehrkosten – dafür gibt es gesetzliche Pauschalen. Nach § 9 Abs. 4a EStG betragen sie 2026 im Inland 28 Euro für jeden vollen Abwesenheitstag von 24 Stunden sowie 14 Euro für An- und Abreisetage und für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit.

Diese Sätze gelten unverändert seit 2021. Eine zwischenzeitlich geplante Erhöhung auf 16 und 32 Euro wurde nicht umgesetzt – im Gesetz stehen weiterhin 14 und 28 Euro. Zu beachten ist die Dreimonatsfrist: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist der Abzug der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a EStG). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.

Für die Übernachtungskosten gilt die Dreimonatsfrist nicht – sie bleiben auch nach drei Monaten am selben Einsatzort abziehbar. Hier greift erst eine andere, deutlich längere Grenze: Nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG können Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von 1.000 Euro monatlich angesetzt werden – also erst bei ununterbrochenen Einsätzen von über vier Jahren am selben Ort.

Abgrenzung: doppelte Haushaltsführung

Von der Auswärtstätigkeit zu unterscheiden ist die doppelte Haushaltsführung – sie greift, wenn der Arbeitnehmer am Beschäftigungsort eine Zweitunterkunft unterhält und daneben einen eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt hat. Typisch ist das bei dauerhafter Tätigkeit an einem festen auswärtigen Arbeitsort, nicht beim wechselnden Baustelleneinsatz.

Bei der doppelten Haushaltsführung sind die Unterkunftskosten im Inland von Anfang an auf höchstens 1.000 Euro pro Monat begrenzt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG). In diese Grenze fallen die Kosten der Unterkunftsnutzung – etwa Miete und Nebenkosten. Kosten für die notwendige Einrichtung und den Hausrat der Zweitwohnung zählen nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs dagegen nicht dazu und sind zusätzlich abziehbar (BFH, Urteil vom 4. April 2019, VI R 18/17). Voraussetzung des eigenen Hausstands ist neben dem Innehaben einer Wohnung auch die finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung dort.

Ob im Einzelfall Auswärtstätigkeit oder doppelte Haushaltsführung vorliegt, hat handfeste Folgen: unbegrenzter Abzug der tatsächlichen Kosten in den ersten 48 Monaten gegenüber der 1.000-Euro-Grenze ab dem ersten Monat. Die Einordnung hängt von der ersten Tätigkeitsstätte und der Dauerhaftigkeit des Einsatzes ab – genau die Art von Weichenstellung, die in die Hände des Steuerberaters gehört.

Für Selbstständige: Betriebsausgaben statt Werbungskosten

Selbstständige Handwerker und Subunternehmer setzen Übernachtungskosten nicht als Werbungskosten, sondern als Betriebsausgaben an – die Grundsätze des Reisekostenrechts gelten sinngemäß. Beruflich veranlasste Übernachtungen bei Einsätzen außerhalb der eigenen Betriebsstätte sind in tatsächlicher, belegter Höhe abziehbar.

Auch hier zählt der Beleg: Rechnungen auf den Unternehmensnamen, Zahlungsnachweise und die Dokumentation des betrieblichen Anlasses. Vorsteuerabzugsberechtigte Selbstständige profitieren zusätzlich vom Vorsteuerabzug aus der Übernachtungsrechnung. Verpflegungspauschalen können Selbstständige in gleicher Höhe wie Arbeitnehmer geltend machen – inklusive Dreimonatsfrist.

Wer als Selbstständiger regelmäßig mit eigenen Leuten auf Montage ist, kombiniert am besten beides: eine wirtschaftliche Unterkunft, deren Kosten sauber belegt sind, und eine Buchungspraxis, die von Anfang an auf Firmenrechnung läuft. Damit ist die steuerliche Seite so einfach wie möglich – die verbindliche Würdigung des Einzelfalls übernimmt der Steuerberater.

Die Abzugswege im Überblick

Für die Praxis lassen sich drei typische Konstellationen unterscheiden – jeweils mit eigenem Abzugsweg und eigenen Dokumentationspflichten. Wer seine Konstellation kennt, kann Belege von Anfang an richtig sammeln.

Erste Konstellation: Die Firma bucht und zahlt die Unterkunft direkt. Die Kosten sind Betriebsausgabe, beim Mitarbeiter fließt kein Arbeitslohn, und bei ordnungsgemäßer Rechnung ist der Vorsteuerabzug möglich. Das ist der einfachste und für die meisten Betriebe empfehlenswerte Weg – die Rechnung auf den Firmennamen ist dabei Pflicht.

Zweite Konstellation: Der Monteur zahlt selbst, der Arbeitgeber erstattet. Die Erstattung der belegten Kosten ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei; ohne Beleg ist die 20-Euro-Pauschale pro Inlandsübernachtung möglich. Der Mitarbeiter reicht die Belege über die Reisekostenabrechnung ein, der Betrieb bucht die Erstattung als Betriebsausgabe.

Dritte Konstellation: Der Monteur zahlt selbst und bekommt nichts erstattet. Dann bleibt der Werbungskostenabzug in der eigenen Steuererklärung – in tatsächlicher, belegter Höhe, eingetragen als Reisekosten in der Anlage N. Hier zahlt sich diszipliniertes Belegesammeln unmittelbar aus, denn ohne Nachweis erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an. In allen drei Fällen gilt: Je klarer die berufliche Veranlassung dokumentiert ist – Einsatzort, Zeitraum, Auftrag –, desto reibungsloser läuft die Anerkennung.

Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder eine andere zur Steuerberatung befugte Stelle.