Deducerea costurilor de înnoptare din impozit: ce ar trebui să știe firmele și liber-profesioniștii

Sunt costurile de înnoptare la misiunile de montaj deductibile fiscal?

Da, în majoritatea cazurilor. Dacă misiunea este determinată profesional și muncitorul lucrează în afara primei sale activități profesionale, costurile efective de înnoptare sunt deductibile drept cheltuieli profesionale (Werbungskosten) sau cheltuieli de exploatare (Betriebsausgaben) (§ 9 alin. 1 teza 3 nr. 5a EStG — legea germană a impozitului pe venit). Firmele pot, în plus, să ramburseze costurile angajaților lor scutit de impozit (§ 3 nr. 16 EStG).

O notă importantă în prealabil: acest articol transmite informații generale despre cadrul fiscal — nu este consultanță fiscală și nu o poate înlocui. Cum trebuie tratat cazul dumneavoastră concret depinde de detalii pe care numai un consultant fiscal (Steuerberater) sau o asociație de asistență fiscală (Lohnsteuerhilfeverein) le poate aprecia obligatoriu. Principiile de bază se pot însă prezenta bine și inteligibil — iar cine le cunoaște pune întrebările corecte și adună de la bun început documentele corecte.

Principiul de bază: activitatea în deplasare determinată profesional

Instrumentul fiscal pentru misiunile de montaj se numește activitate în deplasare (Auswärtstätigkeit): cine lucrează profesional în afara locuinței sale și a primei sale activități profesionale poate valorifica fiscal cheltuielile suplimentare rezultate. Pentru angajați acestea sunt cheltuieli profesionale, pentru liber-profesioniști și întreprinderi cheltuieli de exploatare.

Din aceste cheltuieli suplimentare fac parte expres costurile necesare de înnoptare. § 9 alin. 1 teza 3 nr. 5a EStG cuprinde „cheltuielile suplimentare necesare ale unui angajat pentru înnoptări determinate profesional la un loc de muncă care nu este prima activitate profesională". Muncitorul clasic pe șantiere care se schimbă îndeplinește această condiție de regulă: șantierul nu este, de regulă, o primă activitate profesională, iar înnoptarea la locul de muncă este determinată profesional.

Deductibile sunt costurile efective, dovedite ale cazării — la o cazare de muncitori, așadar suma de pe factură pentru cameră sau apartament. O plafonare valorică nu există la activitatea în deplasare pe teritoriul țării, inițial; abia la misiuni foarte lungi la același loc se aplică o limită (despre asta mai jos). Ce factori determină deloc cuantumul costurilor de înnoptare arată prezentarea noastră despre factorii de preț la cazările pentru muncitori.

Prima activitate profesională: aiguillage-ul decisiv

Dacă există o activitate în deplasare se decide la prima activitate profesională (erste Tätigkeitsstätte) — ancora fiscală a angajatului. Conform § 9 alin. 4 EStG, aceasta este unitatea fixă a întreprinderii, căreia angajatul îi este alocat în mod durabil. Numai cine lucrează în afara acestei unități este în activitate de deplasare.

Alocarea o face în primul rând angajatorul prin stabilire de drept al muncii, de exemplu în contractul de muncă. În lipsa unei stabiliri clare, se consideră prima activitate profesională unitatea întreprinderii la care angajatul urmează să lucreze de regulă zilnic sau, pe săptămână, cel puțin două zile lucrătoare întregi. Pentru mulți muncitori, aceasta înseamnă: sediul firmei poate fi prima activitate profesională, dacă lucrează acolo regulat — șantierele care se schimbă nu sunt, de regulă.

Acest aiguillage are consecințe simțitoare. La activitatea la prima activitate profesională nu există costuri de înnoptare și nici sume forfetare de hrană, ci doar suma forfetară de distanță (Entfernungspauschale) pentru drumul la muncă. La activitatea în deplasare sunt, dimpotrivă, aplicabile costurile de înnoptare, costurile de transport după principiile cheltuielilor de deplasare și sumele forfetare de hrană. Tocmai la muncitorii cu tipare mixte de misiune — când atelier, când șantier — alocarea ar trebui documentată curat și, la îndoială, lămurită cu consultantul fiscal.

Documente și facturi: fără hârtie, fără deducere

Deducerea costurilor efective de înnoptare stă și cade cu factura. Cine vrea să valorifice costuri are nevoie de un document din care să rezulte prestația, perioada, suma și prestatorul. La rezervările de firmă se aplică suplimentar: factura ar trebui să fie emisă pe numele întreprinderii.

Factura de firmă are două funcții. În primul rând, ea documentează caracterul profesional pentru deducerea drept cheltuială de exploatare. În al doilea rând, o factură corectă cu TVA menționat este condiția pentru TVA-ul deductibil (Vorsteuerabzug) — la cazarea de scurtă durată de până la șase luni se aplică cota redusă de 7 la sută (§ 12 alin. 2 nr. 11 UStG — legea germană a TVA), în măsura în care proprietarul este plătitor de TVA. Cine rezervă ca întreprindere îndreptățită la deducerea TVA ar trebui, de aceea, să lămurească deja la rezervare că se emite o factură corectă pe firmă.

Pentru practică, aceasta înseamnă: evitați plățile în numerar fără document, solicitați facturi cu adresa completă a firmei, păstrați confirmările de rezervare și dovezile de plată și documentați ocazia profesională — de exemplu prin comanda proiectului sau planificarea misiunii. Rezonabil este în plus să ordonați documentele pe misiune și angajat: la un control fiscal (Betriebsprüfung) trebuie să se poată urmări care muncitor a înnoptat când, la ce loc de muncă și ce comandă a stat în spate. Cine îngrijește asta curent, în loc să reconstruiască la finalul anului, se scutește de discuții cu fiscul (Finanzamt). La rezervările prin platforma noastră, firmele pot indica facturarea pe întreprindere direct la cerere.

Rambursarea scutită de impozit prin angajator

Dacă muncitorul suportă mai întâi singur cazarea, angajatorul poate rambursa costurile scutit de impozit. § 3 nr. 16 EStG scutește de impozit indemnizațiile pentru rambursarea cheltuielilor de deplasare, în măsura în care nu depășesc cheltuielile deductibile drept cheltuieli profesionale. Pentru costurile efective, dovedite, de înnoptare aceasta înseamnă: rambursare în cuantum integral, fără impozit pe salariu și fără asigurări sociale.

O particularitate se aplică rambursării fără dovadă individuală: angajatorul poate rambursa, pentru înnoptările pe teritoriul țării, forfetar 20 de euro per înnoptare scutit de impozit (R 9.7 din normele privind impozitul pe salariu) — însă nu dacă cazarea a fost oricum pusă la dispoziție gratuit de angajator sau la inițiativa acestuia. Importantă este delimitarea: această sumă forfetară de 20 de euro se aplică numai la rambursarea prin angajator. În propria declarație fiscală, angajatul poate, în schimb, să deducă costurile de înnoptare drept cheltuieli profesionale numai în cuantumul efectiv, dovedit — o deducere forfetară fără document nu este prevăzută acolo.

Dacă angajatorul rambursează costurile scutit de impozit, deducerea drept cheltuieli profesionale la angajat este exclusă în această măsură — de două ori nu se poate. Pentru firme, rezervarea și plata directă a cazării este de regulă calea cea mai simplă: costurile sunt cheltuială de exploatare, nu curge niciun salariu, iar efortul de decontare dispare. Cum organizează firmele eficient cazări pentru echipe întregi arată pagina noastră pentru firme.

Cheltuielile suplimentare de hrană: sumele forfetare, la margine

Pe lângă cazare apar la activitatea în deplasare și cheltuieli suplimentare de hrană — pentru acestea există sume forfetare legale. Conform § 9 alin. 4a EStG, acestea sunt în 2026, pe teritoriul țării, 28 de euro pentru fiecare zi întreagă de absență de 24 de ore, precum și 14 euro pentru zilele de sosire și de plecare și pentru zilele cu peste opt ore de absență.

Aceste cote se aplică neschimbate din 2021. O majorare planificată între timp la 16 și 32 de euro nu a fost pusă în aplicare — în lege figurează în continuare 14 și 28 de euro. De reținut este termenul de trei luni: la o activitate de mai lungă durată la același loc de muncă, deducerea sumelor forfetare de hrană este limitată la primele trei luni (§ 9 alin. 4a EStG). O întrerupere de cel puțin patru săptămâni face ca termenul să înceapă din nou.

Pentru costurile de înnoptare, termenul de trei luni nu se aplică — ele rămân deductibile și după trei luni la același loc de muncă. Aici se aplică abia o altă limită, net mai lungă: conform § 9 alin. 1 teza 3 nr. 5a EStG, costurile de cazare la o activitate în deplasare de mai lungă durată la același loc de muncă pot fi luate în considerare, după expirarea a 48 de luni, numai până la un cuantum de 1.000 de euro lunar — așadar abia la misiuni neîntrerupte de peste patru ani la același loc.

Delimitare: dubla gospodărie

De activitatea în deplasare trebuie deosebită dubla gospodărie (doppelte Haushaltsführung) — ea se aplică atunci când angajatul întreține la locul de muncă o cazare secundară și are, pe lângă aceasta, o gospodărie proprie la centrul vieții. Tipic este acest lucru la o activitate durabilă la un loc de muncă fix din afară, nu la misiunea de șantier care se schimbă.

La dubla gospodărie, costurile de cazare pe teritoriul țării sunt de la bun început limitate la cel mult 1.000 de euro pe lună (§ 9 alin. 1 teza 3 nr. 5 EStG). În această limită intră costurile utilizării cazării — de exemplu chiria și cheltuielile accesorii. Costurile pentru dotarea necesară și pentru bunurile gospodărești ale locuinței secundare nu intră, în schimb, acolo, potrivit jurisprudenței Curții Federale de Finanțe (Bundesfinanzhof), și sunt deductibile suplimentar (BFH, decizia din 4 aprilie 2019, VI R 18/17). Condiția gospodăriei proprii este, pe lângă deținerea unei locuințe, și participarea financiară la costurile modului de viață de acolo.

Dacă în cazul concret există o activitate în deplasare sau o dublă gospodărie are consecințe concrete: deducerea nelimitată a costurilor efective în primele 48 de luni, față de limita de 1.000 de euro de la prima lună. Încadrarea depinde de prima activitate profesională și de caracterul durabil al misiunii — exact tipul de aiguillage care aparține mâinilor consultantului fiscal.

Pentru liber-profesioniști: cheltuieli de exploatare în loc de cheltuieli profesionale

Meșteșugarii liber-profesioniști și subcontractanții deduc costurile de înnoptare nu drept cheltuieli profesionale, ci drept cheltuieli de exploatare — principiile dreptului cheltuielilor de deplasare se aplică în mod corespunzător. Înnoptările determinate profesional la misiuni în afara sediului propriu al întreprinderii sunt deductibile în cuantumul efectiv, dovedit.

Și aici contează documentul: facturi pe numele întreprinderii, dovezi de plată și documentarea ocaziei profesionale. Liber-profesioniștii îndreptățiți la deducerea TVA profită suplimentar de TVA-ul deductibil din factura de înnoptare. Sumele forfetare de hrană le pot valorifica liber-profesioniștii în același cuantum ca angajații — inclusiv termenul de trei luni.

Cine, ca liber-profesionist, este regulat pe montaj cu oamenii proprii combină cel mai bine ambele: o cazare economică, ale cărei costuri sunt dovedite curat, și o practică de rezervare care rulează de la bun început pe factură de firmă. Astfel latura fiscală este cât mai simplă cu putință — aprecierea obligatorie a cazului concret o preia consultantul fiscal.

Căile de deducere, pe scurt

Pentru practică se pot deosebi trei constelații tipice — fiecare cu propria cale de deducere și propriile obligații de documentare. Cine își cunoaște constelația poate aduna documentele corect de la bun început.

Prima constelație: firma rezervă și plătește cazarea direct. Costurile sunt cheltuială de exploatare, la angajat nu curge niciun salariu, iar la o factură corectă este posibilă deducerea TVA. Aceasta este calea cea mai simplă și recomandabilă pentru majoritatea întreprinderilor — factura pe numele firmei este la aceasta obligatorie.

A doua constelație: muncitorul plătește singur, angajatorul rambursează. Rambursarea costurilor dovedite este scutită de impozit conform § 3 nr. 16 EStG; fără document este posibilă suma forfetară de 20 de euro per înnoptare pe teritoriul țării. Angajatul depune documentele prin decontul de cheltuieli de deplasare, întreprinderea înregistrează rambursarea drept cheltuială de exploatare.

A treia constelație: muncitorul plătește singur și nu primește nicio rambursare. Atunci rămâne deducerea drept cheltuieli profesionale în propria declarație fiscală — în cuantumul efectiv, dovedit, înscrisă drept cheltuieli de deplasare în anexa N (Anlage N). Aici, adunarea disciplinată a documentelor se plătește nemijlocit, căci fără dovadă fiscul nu recunoaște costurile. În toate cele trei cazuri se aplică: cu cât mai clar este documentat caracterul profesional — loc de muncă, perioadă, comandă —, cu atât mai fără probleme decurge recunoașterea.

Notă: acest articol servește exclusiv informării generale și nu constituie consultanță fiscală. Pentru aprecierea cazului dumneavoastră concret adresați-vă unui consultant fiscal sau altei entități abilitate să acorde consultanță fiscală.