Odbijanje troškova noćenja od poreza: šta firme i preduzetnici treba da znaju

Jesu li troškovi noćenja kod montažnih angažmana poreski odbitni?

Da, u većini slučajeva. Ako je angažman poslovno uslovljen i monter radi van svog prvog mesta rada, stvarni troškovi noćenja odbitni su kao troškovi sticanja prihoda ili poslovni rashodi (§ 9 st. 1 reč. 3 br. 5a EStG — nemački Zakon o porezu na dohodak). Firme uz to mogu troškove svojih radnika da nadoknade bez poreza (§ 3 br. 16 EStG).

Važna napomena unapred: ovaj prilog prenosi opšte informacije o poreskom okviru — on nije poresko savetovanje i ne može ga zameniti. Kako vaš konkretan slučaj treba tretirati, zavisi od detalja koje samo poreski savetnik ili udruženje za pomoć kod poreza na dohodak može obavezujuće da proceni. Osnovna načela se ipak mogu razumljivo prikazati — a ko ih poznaje, postavlja prava pitanja i od početka sakuplja prave račune.

Osnovno načelo: poslovno uslovljen rad van sedišta

Poreska poluga za montažne angažmane zove se rad van sedišta (Auswärtstätigkeit): ko poslovno radi van svog stana i svog prvog mesta rada, može dodatne troškove koji time nastaju poreski da iskoristi. Za zaposlene to su troškovi sticanja prihoda, za preduzetnike i firme poslovni rashodi.

U te dodatne troškove izričito spadaju neophodni troškovi noćenja. § 9 st. 1 reč. 3 br. 5a EStG obuhvata „neophodne dodatne troškove zaposlenog za poslovno uslovljena noćenja na mestu rada koje nije prvo mesto rada". Klasičan monter na promenljivim gradilištima tipično ispunjava taj uslov: gradilište po pravilu nije prvo mesto rada, a noćenje na mestu angažmana je poslovno uslovljeno.

Odbitni su stvarni, dokumentovani troškovi smeštaja — kod smeštaja za radnike dakle iznos računa za sobu ili stan. Iznosnog ograničenja kod rada van sedišta u zemlji najpre nema; tek kod vrlo dugih angažmana na istom mestu važi granica (o tome ispod). Koji faktori uopšte određuju visinu troškova noćenja, pokazuje naš pregled faktora cene kod smeštaja za radnike.

Prvo mesto rada: odlučujuća prekretnica

Da li postoji rad van sedišta, odlučuje se prema prvom mestu rada (erste Tätigkeitsstätte) — poreskom sidru zaposlenog. Prema § 9 st. 4 EStG to je nepokretna poslovna jedinica kojoj je zaposleni trajno raspoređen. Samo ko radi van tog mesta, radi van sedišta.

Raspoređivanje vrši u prvom redu poslodavac radnopravnim određenjem, recimo u ugovoru o radu. Nedostaje li jasno određenje, kao prvo mesto rada važi poslovna jedinica u kojoj zaposleni tipično treba da radi svakog radnog dana ili nedeljno najmanje dva puna radna dana. Za mnoge montere to znači: sedište firme može biti prvo mesto rada, ako tamo redovno rade — promenljiva gradilišta po pravilu to nisu.

Ta prekretnica ima osetne posledice. Kod rada na prvom mestu rada nema troškova noćenja ni paušala za ishranu, nego samo paušal za rastojanje za put na posao. Kod rada van sedišta, naprotiv, mogu se uzeti troškovi noćenja, putni troškovi po načelima putnih troškova i paušali za ishranu. Baš kod montera sa mešovitim obrascima angažmana — čas radionica, čas gradilište — raspoređivanje treba uredno dokumentovati i u nedoumici razjasniti sa poreskim savetnikom.

Računi i fakture: bez papira nema odbitka

Odbitak stvarnih troškova noćenja stoji i pada sa računom. Ko želi da iskoristi troškove, treba dokument iz kog proizlaze usluga, period, iznos i pružalac usluge. Kod firmskih rezervacija dodatno važi: račun treba da glasi na ime preduzeća.

Firmski račun ima dve funkcije. Prvo dokumentuje poslovnu uslovljenost za odbitak poslovnih rashoda. Drugo, pravilan račun sa iskazanim PDV-om uslov je za odbitak pretporeza — kod kratkoročnog smeštaja do šest meseci važi snižena stopa od 7 odsto (§ 12 st. 2 br. 11 UStG — nemački Zakon o PDV-u), ako je iznajmljivač obveznik PDV-a. Ko rezerviše kao preduzeće sa pravom na odbitak pretporeza, treba stoga već pri rezervaciji da razjasni da se izdaje pravilan račun na firmu.

Za praksu to znači: izbegavati gotovinska plaćanja bez računa, tražiti račune sa potpunom adresom firme, čuvati potvrde rezervacije i dokaze o plaćanju i dokumentovati poslovni povod — recimo preko naloga za projekat ili plana angažmana. Smisleno je uz to sortirati dokumenta po angažmanu i radniku: kod poreske kontrole mora se moći utvrditi koji je monter kada na kom mestu angažmana noćio i koji je posao iza toga stajao. Ko to redovno održava umesto da na kraju godine rekonstruiše, štedi sebi rasprave sa poreskom upravom. Kod rezervacija preko nas firme mogu izdavanje računa na preduzeće navesti direktno u upitu.

Poresko oslobođena nadoknada od strane poslodavca

Snosi li monter smeštaj najpre sam, poslodavac može troškove da nadoknadi bez poreza. § 3 br. 16 EStG oslobađa od poreza naknade za nadoknadu putnih troškova, ukoliko ne prelaze rashode odbitne kao troškovi sticanja prihoda. Za stvarne, dokumentovane troškove noćenja to znači: nadoknada u punoj visini bez poreza na dohodak i doprinosa za socijalno osiguranje.

Posebnost važi za nadoknadu bez pojedinačnog dokaza: poslodavac sme za noćenja u zemlji paušalno da nadoknadi 20 evra po noćenju bez poreza (R 9.7 Smernica o porezu na dohodak od plate) — ali ne ako je smeštaj ionako besplatno obezbedio poslodavac ili je obezbeđen na njegovu inicijativu. Važno je razgraničenje: taj paušal od 20 evra važi samo za nadoknadu od strane poslodavca. U sopstvenoj poreskoj prijavi zaposleni, naprotiv, može troškove noćenja da iskaže samo u stvarnoj, dokumentovanoj visini kao troškove sticanja prihoda — paušalan odbitak bez računa tamo nije predviđen.

Nadoknadi li poslodavac troškove bez poreza, odbitak troškova sticanja prihoda kod zaposlenog je utoliko isključen — dvostruko ne ide. Za firme je direktna rezervacija i plaćanje smeštaja najčešće najjednostavniji put: troškovi su poslovni rashod, ne teče zarada, a otpada trud oko obračuna. Kako firme efikasno organizuju smeštaje za cele ekipe, pokazuje naša stranica za firme.

Dodatni troškovi ishrane: paušali na margini

Pored smeštaja kod rada van sedišta nastaju i dodatni troškovi ishrane — za to postoje zakonski paušali. Prema § 9 st. 4a EStG oni 2026. u zemlji iznose 28 evra za svaki pun dan odsustva od 24 sata, kao i 14 evra za dane dolaska i odlaska i za dane sa više od osam sati odsustva.

Te stope važe nepromenjeno od 2021. U međuvremenu planirano povećanje na 16 i 32 evra nije sprovedeno — u zakonu i dalje stoje 14 i 28 evra. Treba obratiti pažnju na tromesečni rok: kod dugotrajnijeg rada na istom mestu rada odbitak paušala za ishranu ograničen je na prva tri meseca (§ 9 st. 4a EStG). Prekid od najmanje četiri nedelje čini da rok počne iznova.

Za troškove noćenja tromesečni rok ne važi — oni ostaju odbitni i posle tri meseca na istom mestu angažmana. Ovde tek deluje druga, znatno duža granica: prema § 9 st. 1 reč. 3 br. 5a EStG troškovi smeštaja kod dugotrajnijeg rada van sedišta na istom mestu rada nakon isteka 48 meseci mogu se iskazati samo još do visine od 1.000 evra mesečno — dakle tek kod neprekidnih angažmana dužih od četiri godine na istom mestu.

Razgraničenje: dvostruko vođenje domaćinstva

Od rada van sedišta treba razlikovati dvostruko vođenje domaćinstva (doppelte Haushaltsführung) — ono postoji kada zaposleni u mestu zaposlenja održava drugi smeštaj, a uz to ima sopstveno domaćinstvo u središtu života. To je tipično kod trajnog rada na stalnom mestu rada van mesta stanovanja, a ne kod promenljivih gradilišnih angažmana.

Kod dvostrukog vođenja domaćinstva troškovi smeštaja u zemlji od samog početka su ograničeni na najviše 1.000 evra mesečno (§ 9 st. 1 reč. 3 br. 5 EStG). U tu granicu spadaju troškovi korišćenja smeštaja — recimo kirija i režije. Troškovi za neophodno opremanje i kućne potrepštine drugog stana, naprotiv, prema praksi Saveznog finansijskog suda (Bundesfinanzhof) ne spadaju u to i dodatno su odbitni (BFH, presuda od 4. aprila 2019, VI R 18/17). Uslov sopstvenog domaćinstva je, pored posedovanja stana, i finansijsko učešće u troškovima života tamo.

Da li u pojedinom slučaju postoji rad van sedišta ili dvostruko vođenje domaćinstva, ima opipljive posledice: neograničen odbitak stvarnih troškova u prvih 48 meseci naspram granice od 1.000 evra od prvog meseca. Svrstavanje zavisi od prvog mesta rada i trajnosti angažmana — upravo vrsta prekretnice koja spada u ruke poreskog savetnika.

Za preduzetnike: poslovni rashodi umesto troškova sticanja prihoda

Samostalne zanatlije i podizvođači iskazuju troškove noćenja ne kao troškove sticanja prihoda, nego kao poslovne rashode — načela prava putnih troškova važe shodno. Poslovno uslovljena noćenja kod angažmana van sopstvene poslovne jedinice odbitna su u stvarnoj, dokumentovanoj visini.

I ovde se računa dokument: računi na ime preduzeća, dokazi o plaćanju i dokumentacija poslovnog povoda. Preduzetnici sa pravom na odbitak pretporeza dodatno imaju koristi od odbitka pretporeza iz računa za noćenje. Paušale za ishranu preduzetnici mogu da iskoriste u istoj visini kao zaposleni — uključujući tromesečni rok.

Ko kao preduzetnik redovno ide na montažu sa sopstvenim ljudima, najbolje kombinuje oboje: ekonomičan smeštaj čiji su troškovi uredno dokumentovani i praksu rezervisanja koja od početka teče na firmski račun. Time je poreska strana što je moguće jednostavnija — obavezujuću ocenu pojedinog slučaja preuzima poreski savetnik.

Putevi odbitka u pregledu

Za praksu se mogu razlikovati tri tipične konstelacije — svaka sa sopstvenim putem odbitka i sopstvenim obavezama dokumentovanja. Ko poznaje svoju konstelaciju, može od početka pravilno da sakuplja dokumenta.

Prva konstelacija: firma rezerviše i plaća smeštaj direktno. Troškovi su poslovni rashod, kod radnika ne teče zarada, a uz pravilan račun moguć je odbitak pretporeza. To je najjednostavniji i za većinu pogona preporučljiv put — račun na ime firme je pritom obavezan.

Druga konstelacija: monter plaća sam, poslodavac nadoknađuje. Nadoknada dokumentovanih troškova oslobođena je poreza prema § 3 br. 16 EStG; bez računa moguć je paušal od 20 evra po noćenju u zemlji. Radnik predaje dokumenta preko obračuna putnih troškova, a pogon knjiži nadoknadu kao poslovni rashod.

Treća konstelacija: monter plaća sam i ništa mu se ne nadoknađuje. Tada ostaje odbitak troškova sticanja prihoda u sopstvenoj poreskoj prijavi — u stvarnoj, dokumentovanoj visini, upisan kao putni troškovi u Prilogu N (Anlage N). Ovde se disciplinovano sakupljanje računa neposredno isplati, jer bez dokaza poreska uprava troškove ne priznaje. U sva tri slučaja važi: što je poslovna uslovljenost jasnije dokumentovana — mesto angažmana, period, posao —, to priznavanje teče glatkije.

Napomena: ovaj prilog služi isključivo opštem informisanju i ne predstavlja poresko savetovanje. Za ocenu vašeg konkretnog slučaja obratite se poreskom savetniku ili drugom mestu ovlašćenom za poresko savetovanje.